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文獻的項目可以很多,包括索引號、題目、作者、出處、日期、卷期號、文種、文摘、關(guān)鍵詞、分類號等等,多的達三四十項。國外許多專門做文獻檢索工具書的情報部門(如化學(xué)文摘社、工程索引社)過去沒采用計算機時,只能發(fā)行書本檢索工具,用了計算機后除了發(fā)行書本外,還同時發(fā)行磁帶和縮微制品,而且磁帶發(fā)行的時間還比書本的要早半個月左右。必須指出的是,磁帶本系編制文摘、索引的副產(chǎn)品,但它的作用更大,它是實現(xiàn)計算機情報儉索所不可缺少的。現(xiàn)在國外發(fā)行的磁帶有五六百種以上,最著名的如CAS, BIOSIS, COMPENDEX, NTIS, MEDLARS,INSPEC, PASCAL, JICST...…。
利用計算機編制索引目錄是情報工作電腦化的起點,國外即使是第三世界閏家(如南斯拉夫、印度)均開展得很普遍。這項工作的優(yōu)點是:
(1)一次加工、多次使用。過去人工編索引,每種索引必須人工排序一次,很費時間。用計算機編索引時,只需將二次文獻一次輸入給計算機制成磁帶后,就可以由計算機自動編排出各種索引,如專題索引、關(guān)鍵詞索引、引文索引、分類索引、作者索引、季度索引、年度索引。
(2)縮短了報導(dǎo)周期。手工編目排版情況下,情報從收集到報導(dǎo)出去,一般費時半年以上,采用電腦后,報導(dǎo)周期可以縮短為2-'3個月。用戶備有計算機的話,周期還可縮短,因為磁帶一般比書本早發(fā)行半個月至一個月。
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